Как сделать рассылку через программу

Как сделать рассылку через программу
Как сделать рассылку через программу
Как сделать рассылку через программу

Главная » Программа заполнения документов Word данными из Excel

Статья является инструкцией по надстройке FillDocuments

 

Представим себе, что у нас в Excel есть таблица с адресами почты и прочей информацией,
и наша цель - разослать каждому человеку из списка по письму.

исходная таблица Excel с адресами почты для рассылки писем

Причем, надо разослать не одинаковые письма (мы же не спамеры какие-то), а персонифицированные (текст писем будет различаться).

Кроме того, к каждому письму надо прикрепить несколько файлов - часть из этих файлов «статичная» (файлы одни и те же, для всех писем), а другая часть - это документы Word, Excel или PDF, содержащие информацию из нашей таблицы Excel (в каждом документе - свои данные).

 

Несмотря на то, что задача на первый взгляд - непростая, её можно решить одним нажатием кнопки. И поможет нам в этом новая версия надстройки для заполнения документов по шаблонам.

 

Рассылку (отправку) почты можно реализовать несколькими способами.

Для отправки писем можно использовать встроенные средства Windows (такие как, например, библиотека CDO для Windows), - но тут мы сталкиваемся с проблемой просмотра (и сохранения) отправленных писем. Поскольку Windows в этом случае не предоставляет нам возможности посмотреть, как выглядят созданные письма, и отправка почты производится немедленно (да и нигде в истории переписки мы этих писем не увидим), - мы этот способ пока применять не будем.

Рассылка писем (почты) с использованием онлайн-сервисов (типа mail.ru, gmail.com и т.п.) тоже имеет свои недостатки - необходимо в настройках программы хранить данные учётной записи для авторизации на сайтах почтовых систем, для каждого почтового сервера (поскольку они совершенно разные) нужна будет отдельная программа (или отдельный модуль-плагин к надстройке), и т.д. К тому же, скорость работы с почтовыми онлайн-сервисами оставляет желать лучшего - формирование писем займёт очень много времени.

Поэтому мы остановимся на самом простом и надёжном способе - рассылке писем через специализированные почтовые программы.

Почтовых программ существует множество (например, Outlook, TheBAT!, Mozilla Thunderbird, и т.д. и т.п.), мы же рассмотрим сейчас только одну из них - многофункциональный и удобный  почтовый клиент TheBAT!

Поскольку TheBAT - очень популярный на просторах СНГ почтовый клиент, и им легко управлять со стороны внешних программ (не вылазят всякие уведомления, как в случае с Outlook), именно TheBAT и используется в программе формирования документов по шаблонам для функций создания и рассылки писем. 

 

Итак, приступим к настройке нашей рассылки.

Открываем в Excel последнюю версию надстройки для заполнения документов (если вы уже ей пользуетесь - просто обновите её до версии 2.0.0, если ещё не использовали её в работе - скачайте и установите последнюю версию)

При запуске, надстройка создаст панель инструментов (где искать эту панель/меню)

 

После этого, открываем в Excel нашу таблицу с исходными данными и адресами электронной почты
(если у вас нет такой таблицы, можете протестировать программу на примере моего файла Excel, скриншот которого приведён выше)

Теперь открываем настройки программы, нажав кнопку  на панели инструментов, и начинаем настраивать рассылку.

 

Для начала, в настройках программы ставим галочку «Выполнять рассылку писем»

При этом, на форме настроек появится новая вкладка - «Письма», где можно задать все параметры создаваемых писем:

включение опции рассылки почты в программе заполнения документов

 

 

В настройках программы задаём путь к TheBAT (если он не задан), и выбираем из выпадающего списка (или вводим вручную)
название почтового ящика, с которого будут отправляться письма:

Настройки почтовой программы TheBAT для автоматической рассылки писем с выбранного почтового ящика

 

Если почтовый клиент TheBAT! на вашем компьютере установлен корректно, то программа автоматически подгружает в выпадающий список названия всех настроенных почтовых ящиков из TheBAT. Аналогично выводится и путь к файлу приложения TheBAT.exe, так что в большинстве случаев достаточно только выбрать из списка нужный почтовый ящик.

Если название ящика не задано (пустая строка), то будет использоваться настроенный в TheBAT почтовый ящик «по-умолчанию»

Путь к файлу программы TheBAT, и список почтовых ящиков, загружаются из настроек в реестре Windows.

Если вы используете Portable-версию почтового клиента, то он может не хранить свои настройки в реестре,
и вам придется вручную прописать название почтового ящика, и задать путь к файлу

 

Галочку «Отправлять письма автоматически» сразу ставить не советую. Если эта галочка установлена, сформированные письма сразу начнут отправляться.

Если же эта опция не включена, создаваемые письма будут помещены в папку «Исходящие» выбранного почтового ящика, - и вы потом в любой момент сможете их отправить нажатием одной кнопки уже в самой почтовой программе TheBAT (это удобно при тестировании программы, когда вы только настраиваете формирование писем)

 

Переходим к следующему пункту настройки - задаём тему, текст и адрес email получателя писем: 

рассылка почты - настройки темы и текста писем

 

Как видно на скриншоте, вы можете использовать поля из исходной таблицы как в качестве адреса получателя, так и в теме и тексте письма.

 

В поле «Получатель» необходимо сформировать корректный адрес электронной почты, на который будет отправлено письмо.

Почтовый клиент TheBAT понимает адрес получателя в 2 форматах: (может и другие варианты допустимы, но я знаю только эти два)

{email адресата} - обычный адрес электронной почты, например, {Имя адресата} <{email адресата}> - имя и адрес, - например, Василий Пупкин <>

Вы можете использовать любой из этих 2 вариантов. Обычно используется второй вариант, т.к. люди лучше реагируют на письма, когда они адресованы непосредственно им (а не просто на их адрес email)

 

Текст и тема письма могут быть произвольными.

В них тоже можно использовать коды полей (заголовки столбцов в фигурных скобках), а также любые другие поддерживаемые программой поля (например, код {%longdate%}  для вставки текущей даты)

 

Если мы хотим прикрепить файлы к создаваемым письмам - пролистываем настройки вниз, и видим галочки для включения 2 режимов добавления вложений:

рассылка писем - добавление вложений в рассылаемые электронные письма

 

Первая опция - «Прикреплять к письму сформированные файлы» - позволяет нам присоединять документы, заполненные (созданные) нашей программой.

К примеру, если в папке «Шаблоны» у нас находится несколько файлов - образцов документов, а прикрепить к письму необходимо только один файл, - то можно воспользоваться текстовым полем для указания маски файла.

(если в папке «Шаблоны» находятся файлы с именами Анкета.doc, Купон участника.doc и Расчёт скидки.xls, то при маске купон к письмам будут прикреплены только файлы, созданные на базе шаблона Купон участника.doc)

 

Вторая опция - «Прикреплять к письму все файлы из заданной папки» - даёт нам возможность добавлять во вложение к письму неизменяемые («статические») файлы.

Количество «статических» файлов неограничено - сколько их будет в папке, столько и будет прикреплено к каждому письму.

Внимание: Если вы случайно укажете в качестве этой папки каталог с огромным количеством файлов, то почтовая программа может зависнуть (при попытке прикрепить сотни мегабайтов во вложение к письму)

PS: В поиске файлов, просматривается только верхний уровень заданной папки, - файлы из подпапок не прикрепляются к письмам)

 

Когда мы всё настроили (и не забыли нажать кнопку «Сохранить изменения»), можно запускать формирование документов.

Результат создания писем - на скриншоте:

автоматизированная рассылка почты - созданные письма в программе TheBAT

Комментарии Отправить комментарий Как сделать рассылку через программу Как сделать рассылку через программу Как сделать рассылку через программу Как сделать рассылку через программу Как сделать рассылку через программу Как сделать рассылку через программу Как сделать рассылку через программу Как сделать рассылку через программу Как сделать рассылку через программу Как сделать рассылку через программу Как сделать рассылку через программу Как сделать рассылку через программу Читать новость Как сделать рассылку через программу фото. Поделитесь новостью Как сделать рассылку через программу с друзьями!

Тоже читают:



Буржуйка с контуром своими руками

Как оформить. коробку. для. подарка

Поздравления с 30-летием для женщины короткие6

Как сделать греческую прическу в домашних условиях фото

Как самому сделать детский велосипед